Если внимательно присмотреться к тому, как строится наша работа в течение дня, можно заметить, что массу времени мы попросту теряем, растрачивая его по тем или иным причинам. Даже если нам кажется, что день организован правильно и рационально, часто можно найти скрытые резервы времени и сделать свою работу еще более эффективной – нужно только «знать в лицо врага» (различных расточителей времени) и уметь бороться с ним.
1. Прерывание.
Общаясь с клиентом (посетителем), не бойтесь отвечать отказом на попытки отвлечь вас «на минутку». Конечно, возможно, коллега, услышав ваш отказ, обидится (хотя если вы спокойно и вежливо скажете «Извини, я сейчас очень занят. Подойду минут через 15-20», здравомыслящий человек вряд ли станет обижаться). Но и в таком случае помните: главное для вас – эффективно работать, максимально рационально используя рабочее время и качественно обслуживая покупателей, и мелкие обиды, которые, к тому же, быстро забываются, вас не должны смущать.
Наиболее важный момент в подобных ситуациях – не позволить прервать ваше общение с клиентом. А чтобы свести к минимуму вероятность возникновения таких инцидентов, составьте для себя четкий график работы и предусмотрите в нем время для общения с коллегами и подчиненными, чтобы они точно знали, когда к вам можно обратиться, не отвлекая вас от особо важной работы.
Общаясь с другими людьми, руководствуйтесь тем же принципом: уважайте время окружающих, не прерывайте их (разве только в крайнем случае). Обращаясь к коллеге, сначала убедитесь, что он в данный момент не занят чем-либо важным, а позвонив по телефону, не забудьте сразу поинтересоваться, есть ли у собеседника время и возможность говорить на интересующую вас тему. И ваши сотрудники, и клиенты непременно оценят такую предупредительность.
2. Неэффективная коммуникация
Собираясь передать кому-либо ту или иную информацию, выбирайте наиболее адекватные и эффективные средства коммуникации. Например, если есть возможность решить вопросы по телефону, не следует отправлять письмо. Если необходимо обсудить что-либо при личной встрече, не полагайтесь на телефон: либо придется еще раз обсуждать то же самое, теряя время, либо общение вообще не даст нужных результатов. Помните: продуктивная коммуникация – это умение достичь желаемого, общаясь с людьми, с минимальной затратой времени и сил. Эффективная же коммуникация предполагает способность своевременно связаться с тем или иным человеком и сообщить ему необходимую информацию в подходящей форме.
3. Суета и работа с бумагами.
Заведите себе правило работать с каждым документом один раз – учитесь решать проблемы и принимать решения сразу, не откладывая дела на потом.
Как правило, вариантов работы практически с любой бумагой немного: отложить на потом, передать ниже- или вышестоящему сотруднику, немедленно ответить, выбросить.
Как показывает практика, примерно 95% всех документов, отложенных в архив на хранение, так никогда и не бывает востребовано. Поэтому если не хотите со временем утонуть в море бумаг, время от времени пересматривайте свои папки и архивы и выбрасывайте или уничтожайте ненужное. Начните немедленно: определитесь, какие документы вам точно понадобятся, а все остальное решительно выбросьте.
4. Промедление.
Лучший способ произвести положительное (и притом очень сильное) впечатление на клиентов, сотрудников и руководство – мгновенная реакция.
Психологи называют три основные причины, по которым люди медлят с принятием решений или действиями: страх неудачи, боязнь преуспеть, стремление восстать против системы. Проанализируйте свои поступки, выясните, что вынуждает вас медлить, и постарайтесь преодолеть свои страхи. А чтобы борьба с промедлением была еще более успешной, соблюдайте следующие правила:
на каждый день составляйте план работ и обязательно четко расставляйте приоритеты;
в первую очередь выполняйте самую трудную или неприятную работу;
не бойтесь ничего;
будьте дисциплинированы – это главный секрет эффективной работы.
5. Нерешительность.
Обдумывать свои действия, конечно, необходимо. Только не стоит затягивать этот процесс до бесконечности. Приняв решение, избегайте сомнений и колебаний. Сделайте своим девизом три простых слова: «готовность, огонь, цель» – и применяйте их в любой ситуации. Решая проблему, оцените свои возможности и хорошо обдумайте возникшую идею («готовность»), воплотите ее в жизнь («огонь»), проанализируйте результаты («цель»). В общем, используйте свои идеи, не держите их в голове.
И еще: помните, что лучшее – враг хорошего. Стремиться к совершенству необходимо, но здесь нужно знать меру: чрезмерно сосредоточившись на одном, вы упускаете многое. Выполнять абсолютно все идеально, к сожалению, невозможно, поэтому делайте так, как можете, но главное – постоянно идите вперед: это и есть путь к совершенству.
Источник:
