Время, как известно, – деньги. Особенно хорошо это знают руководители предприятий, фирм и учреждений. Таким людям необходимо уметь организовать процесс работы так, чтобы свести потери времени к минимуму. Вот несколько советов на этот счет.
- Все визиты к вам должны быть заранее запланированы и согласованы вашим секретарем. Ему же надлежит следить за тем, чтобы беседы с посетителями начинались и заканчивались своевременно.
- Желая пообщаться с подчиненными и ответить на их вопросы, не вызывайте их к себе в кабинет, а сами приходите к ним: прекратить разговор и уйти легче, чем избавиться от излишне настойчивого собеседника.
- Выделите специальное время для приема посетителей, причем желательно для общения с сотрудниками и посторонними людьми отвести разные часы или даже дни.
- Поставьте письменный стол так, чтобы в открытую дверь его нельзя было увидеть. Более того, если вы не хотите, чтобы вас беспокоили, держите дверь своего кабинета закрытой: открытая дверь – прямое приглашение для посетителей.
Говоря о рациональном использовании времени, нельзя не вспомнить о разного рода заседаниях. Проводить совещания и производственные собрания тоже желательно с учетом ряда правил и рекомендаций, которые позволят повысить эффективность подобных мероприятий и сократить их продолжительность. В частности, если количество участников совещания составляет семь и более человек и особенно если среди них есть люди, не слишком дружелюбно настроенные по отношению друг к другу, учтите следующие моменты:
- помещение для совещания не должно быть тесным, поскольку скученность провоцирует конфликты; нужно сделать так, чтобы все присутствующие чувствовали себя свободно и комфортно;
- лучшее место для руководителя – в центре круга собравшихся, откуда он сможет видеть всех и смотреть им прямо в глаза;
- конкурентов, соперников и представителей конфликтующих сторон необходимо рассаживать на максимальном удалении и ни в коем случае не друг против друга;
- даже если кто-либо из участников совещания опаздывает, начинать собрание следует точно в то время, которое было оговорено. Продолжительность такого мероприятия не должна превышать 1 час: чем дольше заседание, тем меньше его эффективность и больше риск возникновения конфликтов и неконструктивных споров.
От дружеской беседы совещание отличается в том числе и тем, что не только его результаты, но и весь ход рассуждений обязательно фиксируется в протоколе. Сделать мероприятие еще более эффективным поможет запись выступлений всех участников на диктофон или любой другой носитель информации: когда человек осознает, что записываются не только его слова, но и интонации, он ведет себя более сдержанно и тщательнее выбирает выражения. Разумеется, о том, что такая запись будет осуществляться, участников совещания нужно предупредить заранее.
Чтобы создать у присутствующих положительный настрой, который позволит им конструктивно мыслить, начинать заседание следует с хороших новостей или поощрения за достигнутые результаты.
Обрисовывая проблему, вынесенную на обсуждение, необходимо сразу уточнить, что она вполне решаема и что оптимальный вариант ее решения может и должен быть найден в течение отведенного на это времени.
В процессе обсуждения следует либо поименно каждому из участников дать слово, либо отвести несколько минут на высказывания всех желающих. Главное – чтобы все мнения прозвучали, все пожелания и рассуждения по вопросу были высказаны. При этом необходимо строго следить за регламентом и сразу же пресекать все разговоры, не касающиеся темы совещания.
Во избежание нарушения регламента стоит заранее предупредить участников, что выступления должны быть краткими, четкими и обязательно содержать не только рассуждения по теме, но и личную оценку ситуации, а также конкретные конструктивные предложения. Если же позиция выступающего все же будет не вполне ясна, ее необходимо уточнить во избежание недопонимания и разногласий.
Принимая окончательное решение по вопросу, следует учитывать только те мнения и предложения, которые были должным образом аргументированы и подкреплены фактами.
Чтобы сделать дискуссию более динамичной, желательно время от времени подводить промежуточные итоги совещания.
Если руководитель действительно хочет услышать мнение каждого из участников, ему следует быть максимально объективным и эмоционально нейтральным, сохраняя в тайне собственную точку зрения до самого конца обсуждения. Кроме того, он должен следить за тем, чтобы на протяжении всего совещания сохранялась атмосфера доброжелательного и спокойного делового общения, гася разгорающиеся конфликты, пресекая излишне резкие высказывания о ком-либо из присутствующих и спокойно воспринимая критику в свой адрес.
Заканчивать собрание нужно также на позитивной ноте, обязательно четко сформулировав принятое решение.
Источник:
